Бизнес-процессы — это неотъемлемая и самая важная часть любого бизнеса. Без бизнес-процессов невозможно создать, а в дальнейшем и развивать компанию или отдельно взятый продукт или уcлугу. Хорошо выстроенные бизнес-процессы ведут предпринимателя к успеху, плохо выстроенные к страданию и последующему банкротству. Если, конечно, предприниматель вовремя не разглядит проблему и не наймет того, кто сможет ему помочь.
Бизнес-процессы
Для начала давайте разберемся, что же это такое бизнес-процессы. А для этого объясним кое-какие понятия, которые нам пригодятся, а именно базовые ресурсы, действия, результаты. Формально бизнес-процессы — это последовательность действий, которые осуществляет компания для создания товара или услуги. Любой процесс состоит из трех основных компонентов:
Ресурсы
Все начинается с ресурсов, которыми обладаем. Они могут быть разными, например – материалы, навыки, знакомства, арендные площади и т.д. Ресурс это база, без него ничего не получится.
Действия
Далее к ресурсам мы прибавляем действие, а именно начинаем превращать ресурс в товар или услугу. Допустим, благодаря нашим связям (ресурс) находим арендаторов на наши площади или используем навыки для превращения материала (ресурс) в продукт нужный людям.
Результат
Если к ресурсу применено осознанное действие, то на выходе мы получаем продукт (результат), а все вместе это бизнес-процесс. Бизнес-процессы можно также определить, как последовательность событий с участием людей, технологий и информации, позволяющих достичь определенных бизнес-результатов.
Иными словами, бизнес-процессы — это вся совокупность действий, которые вы предпринимаете, используя сотрудников, технологии и информацию для постановки задач, оценки выполнения, продажи товаров и обслуживания клиентов.
Качество бизнес-процессов определяет эффективность и продуктивность вашей работы, уровень удовлетворенности клиентов и, в итоге, финансовые результаты компании.
В любой организации число бизнес-процессов весьма велико. Некоторые из них – простые, относящиеся к зоне ответственности одного подразделения. Другие — сложные, и пронизывают большинство или все подразделения компании вдоль и поперек.
Есть бизнес-процессы с помощью которых создают и реализуют продукт или услугу и эти процессы генерят выручку, а есть бизнес-процессы, которые называются вспомогательными или как их еще называют support. Вспомогательные бизнес-процессы не генерят выручку, но очень сильно на нее влияют. Support направлен на то чтобы процессы приносящие прибыль не испытывали дефицит не в чем и были сконцентрированы только на своей основной задаче.
Формальные и неформальные процессы
Бизнес-процессы могут быть формализованы и не формальными.
Неформальный бизнес-процесс это возможность сделать что-то, что не задокументировано, происходит ситуативно и нуждается в действиях или согласованиях нескольких человек. Допустим дать дополнительную скидку клиенту, который гарантировано заберет большой объем товара. Согласовывая эту скидку у руководства, вы создаете неформальный бизнес-процесс. Прописанного положения нет, но сделать так можно. Некоторые процессы начинаются как неформальные, но позднее организация принимает решение формализовать их.
Все прописанные процессы являются формальными и требуют соблюдения последовательности исполнения. Такие процессы облегчают жизнь, разделяют ответственность и задают границы полномочий.
Трудности, связанные с процессами
Все, кто работает в вашей организации ежедневно имеют дело со множеством бизнес-процессов. Однако, со временем фокус внимания рассеивается поскольку протекают они незаметно. Сотрудники компании не думают о них целенаправленно каждую минуту своей трудовой деятельности и зачастую забывают, какое влияние они оказывают на эффективность работы компании.
Если что-то идет не так (например, клиент получает не тот заказ), работники предпочитают поскорее найти крайнего. Однако оказывается, в том, что большинство организационных трудностей в работе компании связаны не с некомпетентностью сотрудников, а с плохой организацией бизнес-процессов. Поняв, где именно происходит пробуксовка, вы с помощью своей команды сумеете усовершенствовать бизнес-процесс, добившись результатов, необходимых компании.
Самое ужасное, что может произойти в бизнес-процессах, это то когда подразделения (процессы) отвечающие за выручку, по тем или иным причинам начинают осуществлять свою же поддержку, т.е. выполнять функционал support.
Что с этим делать? Развивать процессное мышление.
Процессное мышление
Чтобы добиться успеха, необходимо развивать в себе и в своих сотрудниках процессное мышление. Сотрудники должны понимать частью какого бизнес-процесса они являются, с чего он начинается и чем заканчивается. Какие еще подразделения зависят от деятельности сотрудника. Как он влияет все происходящие и что случиться если он станет работать плохо или перестанет вообще.
Итого
Все описанное выше это только снежинка на верхушке айсберга под названием бизнес-процессы, но, если вы потихоньку начнете изучать эту верхушку и внедрять в своем бизнесе, вас непременно ждет успех. О том, что находится у айсберга под водой я расскажу в следующих статьях.
